第一章  总  则

第一条  为了加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作规范化、制度化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》等有关法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称学生档案是学生接受教育过程中形成的反映学生个人经历、政治思想、品德作风、专业能力、日常表现等内容的文件材料，是全面考核、了解学生的重要依据，是学生教育和学生管理工作及学校档案的重要组成部分。

第三条  学生档案管理主要包括档案接收、审核、收集、整理、归档、保管、利用和转递等八个方面的工作。学生档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作法规和制度，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全。

第四条  为维护学生档案的完整性和真实性，全校统招全日制学生档案由档案馆人事档案管理科实行集中统一管理，学生工作部（处）、团委、教务处、招生就业处、研究生院和各教学单位等负责提供档案材料。

第五条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校办学质量和管理水平的重要标志之一。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，加强对档案工作的领导和管理。

第六条  学生档案管理范围：国家计划内招收的本科生档案、研究生档案。

第二章 管理体制和职责

第七条  档案馆设有人事档案管理科，负责统筹学生档案管理工作，落实国家和学校档案管理规定，指导和监督学生档案管理，集中统一保管学生档案。其职责是：

（一）负责制定和健全学生档案工作制度；

（二）负责保管学校统招全日制高等教育的本科生和研究生的学生档案；

（三）负责办理学生档案查阅和转递等服务工作；

（四）负责开展毕业生档案派遣工作；

（五）负责做好学生档案的安全、保密和保护工作；

（六）负责组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，提高学生档案管理信息化与服务水平。

第八条  各学院应明确一名负责人分管学生档案工作，并配备与学生档案工作相适应的工作人员，负责本单位学生档案材料的收集、补充、审核、整理、保管、移交等相关事宜。学生工作部（处）、团委、教务处、招生就业处、研究生院和各教学单位等部门做好相应的学生档案材料的过程管理与监督，确保学生档案材料的真实与安全。

第九条  各学院学生档案工作职责：

（一）制定和健全本单位有关学生档案工作制度，确保学生档案工作纳入学生工作计划、管理制度和从事学生档案管理工作人员的职责考核；

（二）依据档案管理要求，督促、指导做好本单位学生档案材料的填写、收集、补充、审核、整理、保管、移交等相关事宜；

（三）解决学生档案工作中设备、场地等实际困难；

（四）落实学校学生档案其他工作任务。

第十条  各学年度新生入学后和毕业生离校前两个月内，档案馆部署落实有关新生档案整理、建档和毕业生档案转递等工作。教学院负责在新生报到后两个月内，及时按要求向档案馆移交新生档案。并开展好党（团）员档案材料等审核工作，在毕业生离校前按要求整理毕业生档案材料和装档。

第三章  学生档案接收、审核和归档

第十一条  新入校学生的档案材料，由学生档案工作人员负责接收、审查、整理、保管。

（一）新入校学生档案材料一般由学生原所在档案管理单位提供（提供档案部门须用专用档案袋密封并加盖密封章)，以机要件投寄至中国邮政特快专递（EMS）高校学生档案专用通道邮寄至各学院或招生就业处。学生本人不可拆封档案，各学院负责接收、登记、核对（与档案袋列明材料内容进行清点核对)、审查、整理和归档。

（二）各学院学生档案管理人员须及时处理学生档案审查中发现的问题。学生档案未密封的，各学院不予接收、整理、归档，并告知学生须将档案退回原档案管理单位审查无误、密封完整后，以机要件投寄或中国邮政特快专递（EMS）高校学生档案专用通道投寄方式寄回，再开展审查、整理和归档。档案材料出现问题或档案缺失要及时告知学生回原档案管理单位办理材料补齐手续。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案袋目录上做出标注并在档案移交时进行说明。

第十二条  各学院对转入学生档案审核通过后，密封并加盖密封章、填制学生档案内容清单、填好信息采样表后向档案馆办理移交存档手续。

第十三条  在校期间，学生档案归档应及时收集、整理、充实和完善。学生离校时，各学院、各单位归档的学生档案一般应包含以下材料:

（一）入学材料:新入学本科生档案材料，一般应包括中学学籍材料、高考报名登记表、高考体检表、入团申请书及志愿书等材料；专科、中职期间材料(含实习鉴定表、学生成绩表、毕业生登记表、升本审批表等)。招生就业处负责网上招生的电子档案，所生成的报名登记表、体检表、志愿表等信息应打印成纸质文档，由学院放入新生档案袋存档。

新入学研究生档案材料，除大学和中学时期形成的相关材料外，还应包括全国统考攻读硕士学位研究生录取登记表、报考攻读博士学位研究生录取登记表等材料（博士研究生还应包含硕士期间相关档案材料）。有工作经历的往届生应有工作期间形成的相关档案材料。

（二）成绩材料:各学习阶段主修、辅修各类课程学习成绩单等材料。

（三）学籍材料:入学、毕业、结业、肄业、退学、转学、休学、复学等学籍材料。

（四）奖励材料:在校期间获得校级及以上表彰奖励材料，包括获得三好学生、优秀学生（优秀研究生）干部、优秀团干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生（优秀毕业研究生）等荣誉称号，国家奖学金、国家励志奖学金等奖学金材料及其他获奖材料。

（五）处分材料:在校期间因违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分文件。

（六）学位申请材料:研究生登记表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生（优秀毕业生）登记表，授予学位申请表等相关材料。

（七）组织材料:主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、自传、思想汇报、党员登记表、政审材料、党校结业证；预备党员和入党积极分子材料；推迟转正、恢复组织生活材料；《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等相关材料。

（八）毕业材料:高校毕业生(高校毕业研究生)登记表等材料。

（九）应征入伍、西部计划等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

（十）健康材料:毕业生体检表等。

(十一）其他有价值的材料。

第十四条  新生档案在移交入馆之前，应确保档案材料齐全完整。如新生为预备党员或入党积极分子，其材料由学院负责保管。待转正后由学院党委负责将转正学生党员材料移交档案馆。

第十五条  新生归档材料仅包括入大学以前形成的档案材料，入大学后形成的档案材料由学院在学生毕业离校前，连同入大学以前形成的档案材料共同装档形成毕业生档案。

第十六条  档案材料的归档时间

（一）本科新生档案由各学院在新生入学当年的十月底前移交档案馆；

（二）奖励材料、党员材料分别由学生工作部（处）、学院党委在材料产生的学期内归档；

（三）学籍异动材料由学生工作部（处）、教务处、学院在材料产生后一个月内归档；

（四）毕业材料、学生干部登记表、处分材料分别由学院、团委、学生工作部（处）在毕业生离校前归档。

第十七条  学生档案归档要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；

（二）归档材料必须齐全完整真实、文字清楚、对象明确、行文规范；

（三）归档材料必须手续完备。凡规定有组织审查盖章的则必须有组织审查盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议、组织考核等综合材料须本人签字，本人未签字须由组织注明；

（四）归档材料一律用蓝、黑钢笔或黑色签字笔填写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写，不允许涂改、贴补等任何技术处理；

（五）归档材料由个人填写部分须在署名时填写本人户口簿上的法定姓名，不得用同音字或不规范汉字代替、不得更改；

（六）学生因转学、退学、出国等原因提前离校的，学生工作部（处）、各学院应及时准备好学生在读期间形成的档案材料，在学生办理离校手续前归档。档案事宜未处理完毕，不得办理离校手续。

第十八条  学生毕业时，各学院检查学生档案须材料齐全、完整、准确无误后密封，粘贴密封签，并在档案袋骑缝线加盖学院公章后向档案馆办理移交手续。

第四章  学生档案保管和利用

第十九条  档案馆设立学生档案保管库房，建立健全学生档案管理制度，指定专人负责学生档案管理工作。严格执行安全和保密制度，严防档案销毁、失散和泄密。

第二十条  档案馆要严格执行档案保密制度、安全制度。

（一）档案工作人员要忠于职守，增强安全保密意识，严格执行党和国家规定的法规、制度，确保做好档案安全保密工作；

（二）非档案部门工作人员，未经许可一律不得进入档案库房；

（三）档案室内严禁生火、吸烟，严格遵守电器设备操作规程，履行下班检查制度，切断电源，关好门窗，确保安全。

（四）对库房内档案定期进行安全检查，做好八防（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）工作；

（五）库房内严禁存放与保护档案无关物品，要保证库房整洁。

第二十一条  从事学生教育与管理工作相关部门和学院负责人、辅导员、导师等人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的；可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案并按规定予以登记。

各学院只能查阅本学院的学生档案；查阅其他单位学生档案，应经有关单位分管负责人和档案馆分管领导批准后方可查阅，并按规定予以登记。

档案管理人员应在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第二十二条  查阅学生档案必须遵守保密制度和利用规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、增添档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第二十三条  学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如入伍、毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制本人相关档案材料，应当由学生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图。经学院分管负责人批准并签字盖章后，由档案管理人员按规定办理。复印的材料加盖档案章，原件一律不准借出。

由他人代办的，还需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理和登记。

第二十四条  任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生档案。

第五章 学生档案转递

第二十五条  毕业生档案转递，分别由档案馆、招生就业处、研究生院统一部署。学院负责收集档案转递去向并报招生就业处、研究生院，并按以下规定形成就业档案派发方案：

（一）毕业生已落实就业单位并签订就业协议书的，其档案转递到用人单位或人才服务中心。用人单位（私营企业、外资企业或自主创业、从事自由职业等）无档案保管权限，档案则寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供毕业生档案人事代理服务；

（二）毕业生考取硕士、博士研究生，非本校录取研究生档案寄送至录取院校；本校录取研究生档案仍由学校档案馆负责保管；

（三）毕业生未落实就业单位或暂缓就业的，按国家规定其档案需发回原籍所在地就业管理部门指定的公共就业和人才服务机构；

（四）为了安全准确转递毕业生档案，毕业生应严格按照要求填写《毕业生发档名册》，将本人信息、单位全称、邮寄详细地址、接收入、邮政编码、档案接收单位联系电话及本人电话等信息填写清楚；

（五）学生档案转递一般于毕业生派遣工作完毕后一个月内集中发送到档案接收单位；

毕业生档案管理单位要求来校提取档案，应持单位调档函和调档人有效身份证件及提取毕业生档案名单。

原则上档案不能由学生本人自行带走。无法邮寄毕业生档案可选取专人送达方式：学生须出示毕业证书、本人身份证、调档单位调档函，由用人单位或毕业学校指定专人送达毕业生档案。

（六）如有学校、上级文件或政策调整，以最新要求为准开展档案转递工作。

第二十六条  毕业生需在毕业三个月内（即九月三十日前）与档案接收单位确认档案接收落实情况。

第二十七条  未毕业学生档案、未派遣学生档案处理方式：未毕业学生档案由学生填写《毕业生发档名册》，其档案由所在学院指定专人保管，学生取得毕业证后，持相关资料到所在学院办理存档、转档手续，档案馆汇总后完成档案派遣；其他遗留档案按中共中央组织部、人事部下发《流动人员人事档案管理暂行规定》要求，发至户籍所在地人才流动服务机构管理（市、区、县级人力资源市场）或由学生提供发档地址，档案馆协助学院完成发档。

第二十八条  毕业届学生档案原则上全部派发，学校档案馆不提供延期保存、管理、出具证明等服务。

第二十九条  由于学生本人提供档案转递地址错误或未及时落实档案接收情况而导致档案被退回、拒收或遗失的，由学生本人承担责任。

第六章 附  则

第三十条  本办法适用于全校统招全日制本科生、研究生档案管理，学校其他办学模式学生档案管理可参照执行。

第三十一条  原《沈阳大学学生档案管理办法》同时废止；原有相关规定与本办法不一致的则以本办法为准。

第三十二条  本办法由学校档案馆负责解释。

第三十三条  本办法自2024年3月1日起施行。